محول كردن كارها، استفاده از كمك ديگران

"حتي برترين آدم ها هم نياز به كمك و حمايت دارند. تقاضاي كمك از ديگران هيچ جاي خجالت ندارد. غرورتان را كنار گذاشته و به ياري و مساعدت ديگران احترام بگذاريد.

و به خاطر داشته باشيد كه يك دست هيچ وقت صدا ندارد: وقتي از كمك ديگران در كارهايتان استفاده كنيد، خودتان، هم گروهي ها و حاميانتان را با سرعت بيشتري به جلو سوق مي دهيد."

يك دنيا كار سرتان ريخته و استرس داريد؟ اگر اينطور است شايد بد نباشد كه كمي در وظايفي كه به ديگران محول مي كنيد تجديدنظر كنيد.

اگر براي خودتان كار مي كنيد، هرچقدر هم كه تلاشتان زياد باشد، باز هم كار زيادي را نمي توانيد به انجام برسانيد. مي توانيد فقط ساعات زيادي را در روز كار كنيد. كارهاي زيادي را در اين ساعات انجام دهيد. به افراد زيادي با انجام اين كارها كمك كنيد. و چون تعداد افراديكه مي توانيد به آنها كمك كنيد محدود است، موفقيتتان هم محدود مي شود.

اما اگر در كارتان استاد باشيد، مردم انتظار بيشتري از شما خواهند داشت.

و همين باعث مي شود حجم كارتان خيلي زياد شده و استرستان بالا رود. ديگر قادر نخواهيد بود همه كارهايي كه از شما خواسته مي شود را انجام دهيد و به اين ترتيب باعث مي شود هميشه استرس داشته باشيد، از كارتان رضايت نداشته و تصور كنيد كه نتوانسته ايد خواسته هاي ديگران را جوابگو باشيد.

اما اگر از جنبه مثبت به قضيه نگاه كنيد، اگر بتوانيد راهي براي از ميان برداشتن اين محدوديت ها پيدا كنيد، فرصت خارق العاده اي نصيبتان خواهد شد. اگر اين فرصت را دريابيد، صد در صد موفق خواهيد شد.

يكي از متداولترين راهها براي غلبه بر اين محدوديت ها اين است كه ياد بگيريد چطور برخي از كارهايتان را به ديگران محول كنيد. اگر اينكار را به درستي انجام دهيد، مي توانيد به سرعت يك گروه كاري قوي و موفق بسازيد و از عهده همه تقاضاها برآييد.

اين مهارتي بسيار مهم است كه حتماً بايد ياد بگيريد.

چرا مردم كارهايشان را به ديگران نمي سپارند

براي اينكه ببينيد چطور بايد كارها و وظايف را به ديگران محول كنيد، بايد اول بفهميد كه چرا خيلي از افراد از اين كار سر باز مي زنند. خيلي ساده است، اكثر مردم اينكار را نمي كنند چون پيدا كردن شخص مناسب زمان زيادي مي برد.

از اين گذشته، كدام ساده تر است: طرح كردن و نوشتن مفاد يك بروشور كه يك كار جديد را كه خودتان شروع كرده ايد معرفي مي كند يا اينكه اجازه بدهيد ساير اعضاي تيمتان اينكار را بكنند؟

شايد هيچكس به اندازه خودتان با نكاتي كه بايد در بروشور نوشته شود آشنا نباشد و هيچكس مثل خودتان نتواند مطالب را واضح و روشن برساند. حتي يكنوع تفريح و تنوع هم مي تواند برايتان باشد. اما سوال اينجاست: آيا با اينكار استفاده درستي از زمانتان كرده ايد؟

بااينكه در ظاهر ممكن است به نظر ساده تر برسد كه خودتان اينكار را انجام دهيد تااينكه بخواهيد راه و روش انجام آنرا به كس ديگري توضيح دهيد اما دو دليل وجود دارد كه ثابت مي كند محول كردن اينكار به ديگران بهتر است:

1) اول اينكه اگر شما توانايي راه انداختن يك شركت جديد را داريد پس احتمالاً مهارتها و استعدادهاي بسيار بالايي داريد كه مي توانيد از آن براي ساخت ايده هاي جديد استفاده كنيد. وقتي اينكار را خودتان انجام دهيد استفاده خوبي از زمانتان نكرده ايد.

2) دوم اينكه وقتي ديگران را در انجام كار سهيم مي كنيد، توانايي ها و مهارت هاي آنها را نيز تقويت مي كنيد و درنتيجه دفعه بعد كه پروژه يكساني پيش آمد آنوقت با خيال راحت و اطمينان كامل كار را به فرد مورد نظر مي سپاريد.

محول كردن كارها به سايرين اين امكان را برايتان فراهم مي كند كه از زمان و مهارتهايتان بهترين استفاده را كنيد و در عين حال به ساير افراد تيم هم كمك كنيد كه رشد كنند و تواناييهايشان را ارتقاء دهند.

چه زمان كارها را محول كنيم؟

محول كردن كارها به ديگران اگر به درستي انجام شود هميشه موفقيت به همراه خواهد داشت اما اين به آن معنا نيست كه هر كاري را مي توانيد به ديگران بسپاريد. براي اينكه بفهميد چه زمان مناسبترين زمان براي محول كردن كارها به ديگران است، بايد اين 5 سوال كليدي را از خود بپرسيد:

·         آيا كس ديگري هست كه اطلاعات و تخصص مرتبط براي انجام اينكار را داشته باشد؟ آيا اين كاري است كه كسان ديگر هم مي توانند از پس آن برآيند يا فقط خودم بايد آنرا به انجام برسانم؟

·         آيا اين كار فرصت رشد و ترقي را براي افراد ديگر فراهم مي كند؟

·         آيا اينكار ممكن است در آينده نيز مجدداً پيش آيد؟

·         آيا وقت دارم كه كار را به درستي به كسي محول كنم؟ بايد براي آموزشات لازم، پرسش و پاسخ ها، بررسي روند كار و ... وقت كافي وجود داشته باشد.

·          آيا اينكار را بايد به كس ديگري محول كنم؟ كارهايي كه مربوط به موفقيت طولاني مدت مي شوند به توجه خود شما نياز دارند.

اگر پاسخ شما به چند مورد از اين سوالات مثبت بود، پس ارزش محول شدن به كس ديگري را دارد.

شايان ذكر است كه حتي درصورتي كه تمام اين شرايط نيز مهيا باشد باز نمي توان ضمانت كرد كه كار محول شده به درستي كامل انجام شود. اينكه كار را به چه كسي مي سپاريد هم اهميت زيادي دارد.

كار را به چه كسي محول كنيد؟

نكاتي كه بايد در اين زمينه در نظر داشته باشيد عبارتند از:

1. تجربه، علم، و مهارتهاي فردي كه مي خواهيد كار را به او محول كنيد.

·         فرد مورد نظر چه مهارت ها، ويژگي ها و دانشي دارد؟

·         آيا زمان و منابع كافي براي آموزش او در اختيار داريد؟

2. سبك كاري مورد علاقه فرد مورد نظر:

·         استقلال فرد در چه حد است؟

·         از كارش چه مي خواهد؟

·         اهداف و علايق بلند مدت او چيست؟

3. حجم كاري فعلي او:

·         آيا فرد وقت كافي براي شروع كار جديد را دارد؟

·         آيا محول كردن اين كار جديد به او مستلزم اين است كه فرد در برنامه هاي خود تغيير ايجاد كند؟

كار را چطور محول كنيد؟

براي موفقيت در محول كردن كارها به اصول و نكات زير توجه كنيد:

1. نتيجه دلخواه را در ذهنتان تجسم كنيد. با اين هدف در سر كار را شروع كنيد و نتيجه مورد نظر را مشخص كنيد.

2. محدوديت ها و موانع كار را مشخص كنيد. آيا فرد مورد نظر بايد:

·         منتظر بماند تا به او گفته شود كه چه بكند؟

·         سوال كند كه چه بايد بكند؟

·         خودش پيشنهاد دهد كه چه كاري بايد انجام شود و بعد وارد عمل شود؟

·         اقدام كند و بعد نتيجه را بلافاصله گزارش دهد؟

·         اقدام كند و بعد مرحله به مرحله گزارش دهد؟

3. درصورت امكان از كسان ديگري هم در روند تحويل كار استفاده كنيد. به اندازه اي به آنها قدرت دهيد كه تصميم بگيرند چه كارهايي و چه موقع بايد محول شود.

4. ميزان مسئوليت را با ميزان قدرت تطابق دهيد.

5. كسانيكه به كار نزديكتر هستند بهتر از عهده انجام آن برمي آيند و دانش بيشتري از جزئيات عمل دارند. اينكار كارايي شركت را نيز بالا مي برد و به ديگران فرصت رشد و پيشرفت مي دهد.

6. حمايت خود را دريغ نكرده و براي پاسخگويي به سوالات حاضر باشيد. با گفتگو و ارتباط مداوم با مسئول مورد نظر، از موفقيت پروژه اطمينان يابيد.

7. روي نتيجه كار متمركز شويد. به اين فكر كنيد كه چه كارهايي انجام شده است نه اينكه كار چطور بايد انجام شود. راه و روش شما براي انجام كار لزوماً بهترين روش نيست.

8. اگر مشكلي پيش آمد اجازه ندهيد كه فرد كار را دوباره به خودتان برگرداند. از خود فردب خواهيد كه راه حلي براي حل مشكل پيشنهاد دهد و خودتان راحت پاسخ كار را به او نگوييد.

9. تعهد و انگيزه ايجاد كنيد. براي فرد مورد نظر توضيح دهيد كه چطور موفقيت در كار براي او پاداش، فرصت هاي عالي در آينده، دانش و تجربه بيشتر را به همراه خواهد داشت.

10. كنترل امور را در دست گيريد.

·         درمورد فرجه و ضرب العجل كار توضيح دهيد.

·         درصورت نياز تنظيماتي انجام دهيد.

·         براي بررسي كار انجام شده زمان بگذاريد.

با رعايت اين نكات قبل و حين انجام پروژه خواهيد ديد كه موفق مي شويد.

حفظ كنترل

وقتي نكات و توضيحاتي كه در بالا ارائه كرديم را خوب بررسي كرديد، اطمينان يابيد كه آگاهي لازم و كافي را به اعضاي تيم خود بدهيد. وقت گذاشته و برايشان توضيح دهيد كه چرا براي آن كار انتخاب شده اند، در طول پروژه چه انتظاري از آنها مي رود، پروژه چه هدفي رادنبال مي كند، زمان و فرجه كار به چه صورت است، و به چه منابعي دسترسي داريد.

در آخر مطمئن شويد كه اعضاي گروه مي دانند كه بايد همه مشكلات كار را با  شما در ميان بگذارند و مي توانند هر سوالي داشتند از شما بپرسند.

بعنوان يك مدير حتماً مي دانيد كه نبايد در همه جزئيات هم مديريت كنيد اما اين به آن معنا نيست كه بايد كنترل امور را به كل واگذار كنيد. بايد بتوانيد متعادل عمل كنيد تا هم افراد بتوانند از مهارتها و تواناييهايشان استفاده كنند و هم امور شركت به خوبي پيش رود.

اهميت قبول صددرصد

وقتي كار محول شده به شما تحويل داده مي شود، براي بررسي و بازبيني آن وقت بگذاريد. درصورت امكان فقط كار باكيفيت و كامل را تحويل بگيريد. اگر كاري را كه از آن رضايت نداريد قبول كنيد، افراد تيم ياد نمي گيرند كه كار را درست انجام دهند. از اين بدتر اينكه بااينكار كاري را قبول كرده ايد كه براي تمام كردن آن بايد باز خودتان وقت بگذاريد. اينكار نه تنها حجم مسئوليت هاي خودتان را بالا مي برد بلكه به اين معناست كه خودتان وقت كافي براي انجام درست كار را نداريد. همچنين وقتي كار خوب به شما برگردانده مي شود، حتماً قدرداني كرده و به مسئول آن پاداش بدهيد. شما بعنوان مدير بايد ياد بگيريد كه از كار خوب تقدير كنيد. با اين روش اعتماد به نفس اعضاي گروه را بالا برده و كارايي آنها را تقويت مي كنيد.

نكات مهم؛

در نكاه اول محول كردن كارها بيشتر از آنچه ارزشش را داشته باشد سخت و پيچيده به نظر مي رسد اما اگر كار را به درستي محول كنيد مي توانيد به ميزان قابل توجهي بازده كاري شركت را بالا ببريد.

در تنظيم برنامه كارها، سعي كنيد فقط كارهايي را براي خود نگه داريد كه بالاترين اولويت را دارند و ساير امور را به افراد ديگر بسپاريد تا موفقيت بيشتري كسب كنيد.

براي محول كردن موثر كارها بايد كارهاي مناسب را انتخاب كرده و آن را به شخص مناسب به روش مناسب محول كنيد. شايد كمي ست به نظر برسد اما مطمئن باشيد كه ارزشش را دارد.